Według badań około 50 procent pracowników uważa, że spotkania są największą stratą czasu w pracy - i największym zabójcą produktywności.
Nie mówimy tu o konferencjach, seminariach i spotkaniach zarządu, które są zwykle dobrze zaplanowane. Mówimy o tych wewnętrznych spotkaniach personelu, które zwykle trwają godziny, ale nie zawsze są konieczne.
To prawda, że spotkania biznesowe są okazją do przedyskutowania ważnych kwestii dotyczących firmy i wszystkiego, co się z nią wiąże, ale te spotkania mają tę wadę, że zabijają produktywność zarówno pracowników, jak i kadry kierowniczej. To wyjaśnia, dlaczego eksperci zalecili odwołanie większości spotkań biznesowych jako sposobu na zwiększenie wydajności. Oto 10 powodów, dla których spotkania biznesowe zabijają produktywność:
10 powodów, dla których spotkania biznesowe zabijają produktywność
1. Spotkania biznesowe tracą czas
Jak wspomniano wcześniej, większość spotkań biznesowych zajmuje znaczną część godzin pracy pracownika, pozostawiając im bardzo mało czasu na wykonanie ważnych zadań. Dla kadry kierowniczej jest jeszcze gorzej - ponad połowa czasu pracy jest spędzana na jednym lub drugim spotkaniu z pracownikami lub stronami trzecimi, takimi jak klienci, dostawcy i partnerzy biznesowi. W rzeczywistości jedną z cech współczesnych biznesmenów jest to, że większość czasu spędzają na spotkaniach biznesowych.
2. Większość spotkań biznesowych nie przedstawia planu działania
Po spotkaniu powinien istnieć plan działania, który nakreśla i wyjaśnia niezbędne kroki, które należy podjąć. Ale niestety większość spotkań kończy się bez tego rodzaju planu. Prowadzi to do organizowania kolejnych spotkań w celu ponownego omówienia kwestii, które w przeciwnym razie należałoby zrobić. Oczywiście im więcej osób bierze udział w spotkaniach pracownicy i kierownictwo, tym bardziej tracą produktywny czas pracy.
3. Większość spotkań biznesowych nie jest przygotowana
Większość spotkań biznesowych jest zwoływana, gdy jest jasne, że organizator nie ma nic wspólnego na te spotkania. Chcą tylko o czymś porozmawiać, pomijając fakt, że jest to zwykła strata cennego czasu. Bez solidnego planu co do tego, co będzie omawiane na spotkaniu i jak długo będzie ono trwało, omówione zostaną niepotrzebne kwestie ( a kolejne spotkanie zostanie zaplanowane nawet pod kątem resztek ) i nic pozytywnego nie zostanie osiągnięte.
4. Zagadnienia omówione na ostatnim spotkaniu są weryfikowane
Jest to jeden z najczęstszych powodów, dla których spotkania biznesowe trwają dłużej niż zwykle. Kwestie poruszone lub omówione na poprzednim spotkaniu powinny zostać rozpowszechnione i przeczytane wcześniej. To sprawi, że jedno spotkanie biznesowe będzie trafną kontynuacją poprzedniego - bez marnowania czasu na powtórzenie poprzedniego. Dlatego zawsze wykreślaj ten nonsens „ Czytanie minut ostatniego spotkania ” z planu spotkania.
5. Spotkania biznesowe czasami dzielą się na spotkania podrzędne
Czasami spotkanie biznesowe zapoczątkuje nowe debaty i dyskusje. Podczas gdy takie nowe pomysły lub problemy pojawiają się podczas spotkania, jest to normalne, że ich zmiana kierunku jest częstym błędem, który prowadzi do wydłużenia czasu spotkania i nieproduktywnych spotkań. I na każde spotkanie, które nie przyniesie dobrych rezultatów, przyjdzie o wiele więcej, aż do osiągnięcia akceptowalnego celu.
6. Ludzie towarzysko na spotkaniach biznesowych
Spotkania biznesowe zabijają produktywność, ponieważ trwają dłużej niż zwykle. Jednym z powodów, dla których zajmują więcej czasu, jest niepotrzebne kontakty towarzyskie wśród uczestników. Ludzie pytają swoich kolegów, co zrobili w weekend, kiedy takie pytania można zadać podczas lunchu.
7. Niektóre punkty spotkań są powtarzane z niemądrych powodów
Innym powodem, dla którego większość spotkań biznesowych zajmuje zbyt dużo czasu, jest niepotrzebne powtarzanie tego, co zostało omówione, aby ktoś, kto wszedł podczas spotkania lub był nieobecny na ostatnim spotkaniu, zrozumiałby, dokąd zmierza spotkanie. Jest to subtelny sposób zaniedbywania znaczenia czasu innych ludzi. Bez względu na to, jak ważna jest dana osoba dla firmy, powinien istnieć alternatywny sposób, aby powiedzieć jej o tym, co przegapili na spotkaniu.
8. Większość spotkań to burze mózgów
Jeśli firma musi osiągnąć określony cel i potrzebuje pomysłów od pracowników i kadry kierowniczej na temat tego, jak osiągnąć ten cel, można do tego wezwać spotkanie biznesowe. Jednak w przypadku większości organizatorów biznesowych błędem jest wykorzystanie spotkania jako drogi do wymyślenia nowych pomysłów. To zawsze wymagałoby czasu, zwłaszcza, że większość pracowników musi na miejscu przeprowadzić burzę mózgów w poszukiwaniu pomysłów - na coś, na co nie byli przygotowani. Idealnie byłoby, gdyby porządek obrad został przekazany uczestnikom, więc każdy przychodzi z własnymi pomysłami.
9. Technologia wydłuża większość spotkań
Większość spotkań biznesowych jest nadmiernie przedłużana przez konieczność naprawy projektora, potrzebę wyszukiwania informacji w Internecie lub konieczność otrzymania połączenia przez organizatora. Wszystkie te rzeczy zwiększają całkowity czas spędzony na spotkaniach biznesowych.
10. Większość spotkań biznesowych odbywa się w celach informacyjnych: Spotkania biznesowe powinny odbywać się w celach decyzyjnych. Czytanie niepotrzebnych informacji z prezentacji PowerPoint lub opowiadanie historii firmy będzie tylko marnować czas.