Twoja firma jest zagrożona. Tak, jeśli prowadzisz działalność pod słońcem, jest ona narażona na wiele rodzajów ryzyka. Możesz myśleć, że jesteś bardzo ostrożny. Możesz mieć ubezpieczenie na miejscu. Być może perfekcyjnie przeszkoliłeś swoich pracowników, a nawet zatrudnić tylko specjalistów. Ale prawda jest taka, że wciąż jest tak wiele rzeczy, na które nie masz wpływu. Nawet jeśli problemy takie jak awaria maszyny, kradzież i ogień są pod twoją kontrolą, co z innymi rzeczami, takimi jak trzęsienia ziemi i tsunami, na które nie mamy nadziei, ale nadal się zdarzają i są poza kontrolą człowieka ?
Właściciele firm najlepiej jest mieć nadzieję na najlepsze i podjąć kroki w celu wprowadzenia struktur, udogodnień i działań w celu zmniejszenia tego ryzyka. Oto niektóre z niewielu ważnych kroków, które należy podjąć, aby ograniczyć ryzyko związane z ciągłością działania i przywrócić działalność firmy po tym, jak dotknie ją nieprzewidziana katastrofa.
Po pierwsze, jakie jest ryzyko ciągłości działania?
Ryzyko ciągłości działania jest tylko jednym z różnych rodzajów ryzyka, na jakie narażona jest firma. Istnieje prawdopodobieństwo wystąpienia niefortunnego zdarzenia, które doprowadziłoby do zakłócenia usług lub całkowitego zamknięcia działalności.
Żaden właściciel firmy nie chce, aby tak się stało, ponieważ prowadziłoby to do wielu innych problemów, takich jak utrata przychodów, utrata kluczowych pracowników, utrata klientów i dostawców oraz utrata wiodącej pozycji na rynku. Jako właściciel firmy możesz ograniczyć ryzyko związane z ciągłością działania do minimum, wykonując następujące czynności.
9 kroków do ograniczenia ryzyka ciągłości działania
1. Wykonaj analizę ryzyka
Pierwszym krokiem, jaki należy podjąć, jest dokładne określenie prawdopodobnego ryzyka ciągłości działania, na które narażona jest Twoja firma. Czy to utrata danych? Czy to utrata ważnych dokumentów? Czy to utrata kluczowego personelu? A może utrata zaufania i wiarygodności klientów ? Musisz dokładnie przyjrzeć się potencjalnym stratom, jakie może ponieść Twoja firma w przypadku katastrofy. Tylko wtedy możesz zacząć planować, jak zmniejszyć lub wyeliminować takie ryzyko.
2. Zrozum ryzyko
Po zidentyfikowaniu potencjalnych zagrożeń następnym krokiem jest lepsze zrozumienie sytuacji. Jak dokładnie utrata dokumentów wpłynęłaby na Twój biznes ? Jeśli katastrofa uniemożliwia ci spotkanie z produkcją towarów lub świadczeniem usług, jak dokładnie wpłynęłoby to na twoich klientów i twoje dochody? To tylko niektóre pytania, które mogą pomóc Ci lepiej zrozumieć potencjalne ryzyko.
3. Możliwość wystąpienia
Następnie powinieneś rozważyć możliwość wystąpienia takiej katastrofy lub zdarzenia. Czy zdarza się to dość często? Czy zdarza się to tylko raz na bardzo długo ? Im bardziej prawdopodobne jest zdarzenie, tym więcej wysiłku powinieneś włożyć w walkę z takim ryzykiem.
4. Utwórz budżet : Zawsze powinieneś mieć budżet na zarządzanie ryzykiem. Ponowne uruchomienie firmy po katastrofie z pewnością kosztowałoby cię pieniędzy. I musisz być na to przygotowany.
5. Opracuj swoje strategie łagodzenia ryzyka
Musisz wymyślić plany i strategie, których byś użył, aby wyeliminować ryzyko, na które narażona jest Twoja firma. Niektórymi ryzykami można zarządzać poprzez ubezpieczenie lub przeniesienie ryzyka. Powinieneś poszukać sposobu na walkę ze wszystkimi rodzajami ryzyka lub ich ograniczenie. Może to oznaczać zakup polis ubezpieczeniowych, zapewnienie dobrego przeszkolenia personelu lub posiadanie funduszu ratunkowego.
6. Utwórz plan ciągłości działania
Następnie powinieneś opracować plan ciągłości działania, który szczegółowo opisuje wszystkie kroki, które podejmiesz, aby zapewnić ciągłość operacji biznesowych po katastrofie firmy. Możesz nie być w stanie pozwolić sobie na koszty i czas potrzebny na przywrócenie rzeczy do właściwej formy, więc może być konieczne uruchomienie usług szkieletowych przez pewien czas lub zorganizowanie pracy personelu z domu do czasu, gdy będziesz w stanie umieść rzeczy z powrotem na swoim miejscu.
7. Rozważ opłacalność
Ponadto należy przeprowadzić analizę kosztów i korzyści w celu ustalenia opłacalności planu ciągłości działania. Jeśli wydajesz za dużo pieniędzy, jest to ryzyko finansowe samo w sobie - takiego, którego w takim czasie chciałbyś uniknąć. Dlatego należy przeprowadzić analizę kosztów i opracować najbardziej opłacalny plan ciągłości działania.
8. Harmonogram oceny okresowej: nie powinieneś po prostu przestać, kiedy masz plan; ważne jest, aby kontynuować przegląd planu zarządzania ryzykiem związanym z ciągłością działania i wprowadzać korekty w razie potrzeby.
9. Noś wszystkich ze sobą: Wreszcie, zawsze powinieneś starać się nieść ze sobą kierownictwo i kluczowy personel na każdym etapie procesu planowania, aby wszyscy rozumieli i wiedzieli, co zrobić, gdy nastąpi katastrofa.