Większość firm, które w końcu stają się duże, zaczęła jako małe, podobnie jak Apple® i Microsoft®. Niektóre z nich zaczęły się od garażu i ostatecznie stały się znane na całym świecie. Prawda jest taka, że oprócz posiadania fantastycznego pomysłu na biznes, zaangażowania, dyscypliny, poświęcenia i dbałości o szczegóły to tylko niektóre z podstawowych atrybutów, które sprawiają, że mały biznes staje się tak duży.
Jeśli jesteś przedsiębiorcą prowadzącym małą firmę lub zajmujesz się sprzedażą detaliczną, jednym z kluczy, który byłby potrzebny do rozwoju firmy i osiągnięcia wysokiej rentowności, jest wdrożenie procesu zapewniającego skuteczne zarządzanie zapasami. Stwierdzenie, że „sprzedaż detaliczna jest detalem” prawidłowo opisuje koncepcję skutecznego podejścia do zarządzania zapasami dla małych firm; musisz tylko zwracać uwagę na każdy aspekt swojej małej firmy, jeśli chcesz, aby się rozwijała.
Znaczenie zarządzania zapasami dla właścicieli małych firm
Nic nie wysyła klienta w ręce konkurenta, jak nieodpowiednie zapasy. Jednocześnie nic nie zabija przepływów pieniężnych i ostatecznie rentowności, jak nadwyżki zapasów.
Jako przedsiębiorca musisz utrzymywać zrównoważone zapasy, aby uniknąć utraty klienta, a także uniknąć nadmiernych zapasów. Dlatego musisz mieć bardzo solidny system zarządzania zapasami. Oto niektóre z ważnych zalet zarządzania zapasami.
za. Zapobieganie sytuacjom braku zapasów
Wyobraź sobie, że twój najbliższy sklep spożywczy ciągle nie ma ulubionej marki płatków, a potem słyszysz o innym sklepie nie za daleko, który prawie nigdy nie zabraknie tej samej marki. Oczywiście zaczniesz odwiedzać nowy sklep, aby zdobyć ukochaną markę płatków.
I w końcu, ponieważ niewygodne byłoby kupowanie artykułów spożywczych w dwóch różnych sklepach, musiałbyś wybrać jeden sklep - i oczywiście byłby to sklep, który zawsze ma to, czego potrzebujesz w magazynie. Niestety najbliższy sklep spożywczy stracił klienta z powodu złego zarządzania zapasami.
Zawsze musisz starać się zaspokoić potrzeby klientów, zapewniając im dostęp do Twoich produktów przez cały czas, a najlepszym sposobem na to jest odpowiednie zarządzanie zapasami.
b. Unikanie nadmiaru
Przeładowanie samo w sobie stanowi problem. Jeśli masz za dużo zapasów produktu, istnieje szansa, że możesz nie być w stanie sprzedać ich wszystkich na czas i istnieje duże prawdopodobieństwo, że niektóre przedmioty się zepsują lub nawet staną się przestarzałe, co spowoduje ogromne straty dla Twojej firmy.
do. Zmniejszone koszty utrzymania : Koszty utrzymania zapasów są ściśle związane z wielkością zapasów. Jeśli utrzymasz odpowiednią ilość zapasów, nie będziesz musiał nadmiernie wydawać na przechowywanie, konserwację, personel i wszystkie inne koszty utrzymania.
re. Ograniczenie kradzieży i kradzieży
Innym problemem związanym z zarządzaniem zapasami, któremu pomaga właściwe zarządzanie zapasami, jest ograniczenie kradzieży. Zawsze są nieuczciwi pracownicy lub klienci, którzy próbują „pomóc sobie” z niektórymi produktami firmy. Przy odpowiednim zarządzaniu i monitorowaniu zapasów będziesz w stanie łatwo wykryć i kontrolować takie sytuacje.
mi. Zarządzanie kapitałem obrotowym
Potrzebujesz kapitału obrotowego, aby zarządzać każdym aspektem działalności. Ale kiedy zużyjesz zbyt dużo środków na magazynowanie towarów, mogą ucierpieć inne aspekty działalności, ponieważ nie będzie wystarczających środków na prowadzenie innych działań.
Zarządzanie zapasami pomaga utrzymać odpowiednią ilość zapasów. Twoje zapasy nie będą tak duże, że będziesz musiał zatopić w nim zbyt dużo kapitału obrotowego. I nie będzie tak mało, że Twój kapitał obrotowy nie zostanie skutecznie wykorzystany.
fa. Odpowiednie surowce
Zarządzanie zapasami jest jeszcze ważniejsze dla producentów, ponieważ w żadnym momencie nie może zabraknąć surowców. Jeśli kiedykolwiek zabraknie Ci surowców lub niezbędnego składnika produkcji, może to prowadzić do strat, takich jak utrata zarobków płaconych pracownikom, strata czasu i inne tego rodzaju straty. Producenci stosują zarządzanie zapasami, aby zapewnić, że odpowiednie ilości materiałów produkcyjnych są zawsze dostępne.
sol. Dokładna rachunkowość zysków
Zapasy stanowią aktywa biznesowe same w sobie. Podczas przygotowywania sprawozdania finansowego należy podać dokładną wartość bieżących zapasów. Bez odpowiedniego zarządzania zapasami w najlepszym razie uzyskasz założoną, a nawet przesadzoną liczbę. Oznacza to również automatycznie zawyżone zyski i niedokładne sprawozdania finansowe.
h. Ponowne zamówienie
Zarządzanie zapasami pomaga wiedzieć, kiedy ponownie zamówić produkty niedostępne. Pomaga także uniknąć opóźnień w procesie ponownego zamawiania. Czasami, gdy zmieniasz porządek niektórych ważnych materiałów produkcyjnych, dostawca potrzebuje czasu, zanim przetworzy twoje zamówienie i dostarczy ci je. Przy odpowiednim zarządzaniu zapasami ustaliłeś, że każdy dostawca ma czas realizacji i będzie mógł ponownie złożyć zamówienie w odpowiednim czasie.
ja. Wydajność magazynu
Jeśli masz bardzo duży magazyn lub kilka magazynów, trudno jest stwierdzić, który magazyn zawiera jakie towary, a to prowadzi do niepotrzebnych opóźnień w procesie produkcyjnym. Przy odpowiednim zarządzaniu zapasami takie problemy można wyeliminować lub zredukować do minimum. Pomaga również znacznie obniżyć koszty magazynowania.
jot. Identyfikacja potencjalnych problemów
Właściwe zarządzanie zapasami ułatwia szybką identyfikację potencjalnych problemów produkcyjnych związanych z zarządzaniem zapasami i umożliwia szybkie podejmowanie działań.
Chociaż śledzenie zapasów nie jest przyjemnym zadaniem, jest kluczowym aspektem prowadzenia udanego biznesu. Posiadanie dobrego systemu śledzenia zapasów i sprzedaży pomoże Ci dowiedzieć się, jakie towary masz na stanie, co sprzedałeś, co jest nadal w zamówieniu i kiedy nadejdą twoje zamówienia.
Dzięki takiemu systemowi możesz szybko rozpoznać szybko sprzedające się produkty, których potrzebujesz, aby ponownie zamówić i wolno sprzedające się produkty, które musisz albo oznaczyć, albo bardziej agresywnie promować. Ponadto regularne i skuteczne śledzenie zapasów może pomóc w utrzymaniu umiarkowanego poziomu zapasów, który nie jest zbyt duży lub zbyt mały.
Posiadanie zbyt dużej ilości zapasów wiąże środki, które w innym przypadku mogłyby zostać wykorzystane na koszty operacyjne lub na inne, ważniejsze cele. Z drugiej strony, zbyt mało zapasów powoduje utratę dochodów, ponieważ nie masz wystarczającej ilości produktów do sprzedaży. Po omówieniu znaczenia śledzenia zapasów i sprzedaży omówmy teraz sposób śledzenia zapasów i sprzedaży w małej firmie. Istnieje wiele sposobów śledzenia zapasów, a wszystkie te metody można podzielić na dwie kategorie: ręczne i automatyczne.
Dwa sposoby śledzenia zapasów i sprzedaży
I. Metoda ręczna
Aby śledzić zapasy za pomocą metody ręcznej, zacznij od zliczenia produktów, aby określić zapasy początkowe. Następnie kategoryzuj swój ekwipunek najpierw według nazwy produktu, a następnie według innych określonych atrybutów produktów, takich jak kolor, rozmiar, użycie, data lub styl.
Na przykład, jeśli masz perfumy jako ekwipunek, będziesz chciał je sklasyfikować według nazwy, następnie według tego, czy są dla mężczyzn, czy dla kobiet, czy dla obu, a następnie według wielkości. Ułatwia to śledzenie tego, czego potrzebujesz, a czego nie sprzedałeś. Po posortowaniu elementów w ekwipunku na kategorie utwórz arkusz kalkulacyjny w programie Microsoft Excel, aby śledzić swoje zapasy i sprzedaż.
Wystarczy utworzyć arkusz roboczy dla każdego produktu i podać początkową liczbę zapasów dla tego produktu. Od tego momentu dostosuj początkową liczbę zapasów, jeśli to konieczne. Oznacza to odjęcie całej sprzedaży każdego produktu z rejestru i dodanie do niego nowych informacji o nowościach. Zrób to przynajmniej raz w tygodniu, dostosowując w razie potrzeby sumę zapasów.
Microsoft Excel wystarczy, jeśli masz mniej niż 10 różnych pozycji w swoim ekwipunku. Jeśli jednak masz więcej niż 10 pozycji w ekwipunku, lepszym rozwiązaniem jest skonfigurowanie bazy danych ekwipunku w programie Microsoft Access. Microsoft Access oferuje szablony zapasów, które są półautomatyczne, bardziej atrakcyjne i łatwiejsze w użyciu. I możesz wydrukować wygodne raporty zapasów, aby śledzić sprzedaż, uzupełnienia zapasów i zwroty. Jednak nadal nie jest tak skuteczny jak w pełni zautomatyzowany system.
II. Metoda automatyczna
Jeśli prowadzisz firmę, która ma kilka różnych pozycji w swoim ekwipunku (np. Sklep detaliczny), będziesz musiał użyć zautomatyzowanego systemu, ponieważ ręczna metoda inwentaryzacji i śledzenia sprzedaży będzie zbyt skomplikowana, jeśli w ogóle wykonalna.
Chociaż istnieje wiele zautomatyzowanych metod, najczęstsza i najskuteczniejsza obejmuje integrację profesjonalnego oprogramowania do zarządzania zapasami ze skanerem kodów kreskowych i rejestrami w twoim sklepie. Każdy produkt ma unikalny kod kreskowy, który jest skanowany w punkcie kasowym. Kod kreskowy zawiera cenę, a także inne istotne informacje o produkcie.
Gdy skaner kodów kreskowych wykryje i zarejestruje produkt na sprzedaż, automatycznie rejestruje sprzedaż i odejmuje liczbę jednostek tego produktu zakupionego od całkowitej liczby jednostek pozostałych w sklepie. Odbywa się to w ciągu kilku sekund.
Inna metoda polega na użyciu identyfikacji częstotliwości radiowej, która oznacza każdy przedmiot w ekwipunku plastikowym znacznikiem, który zawiera programowalny mikroczip i małą antenę. Tagi zawierają istotne informacje o każdym produkcie i mogą być odczytywane przez specjalny ręczny czytnik.
Chociaż ta opcja jest droższa niż użycie kodów kreskowych, ma wiele zalet. Znaczniki można odczytać z dużej odległości. Ogromny stos oznakowanych elementów można odczytać jednocześnie, a informacje na etykietach można natychmiast zaktualizować, gdy elementy zostaną przeniesione z jednego punktu do drugiego w twoim sklepie. Co ciekawe, tagi można ustawić tak, aby uruchamiały alarm, gdy produkt opuszcza sklep - zapobiegając kradzieży oznaczonych towarów.
Tak więc, jeśli sprzedajesz przedmioty, które są bardzo drogie, takie jak biżuteria, lepiej byłoby skorzystać z tej opcji. Nawet jeśli śledzisz sprzedaż i zapasy za pomocą zautomatyzowanego systemu, sprawdzaj ręcznie co najmniej raz w roku, aby upewnić się, że nie straciłeś części zapasów.
10 porad dotyczących efektywnego zarządzania zapasami dla małych firm
Prawda jest taka, że jeśli nie będziesz prowadzić właściwej dokumentacji wszystkich transakcji dotyczących produktów i usług w swoim biznesie, prawdopodobnie będziesz miał trudności z osiągnięciem zysków i na pewno wpłynie to na budżetowanie. W rzeczywistości złe zarządzanie zapasami jest częścią tego, co powoduje bankructwo firmy. Teraz szybko przejrzyjmy 10 wskazówek dotyczących skutecznego zarządzania zapasami dla małych firm:
1. Utwórz specjalne narzędzie Excel Spread Shit do codziennej inwentaryzacji
Jedną z podstawowych rzeczy, które musisz zrobić, aby zapewnić efektywne zarządzanie zapasami w małej firmie, jest stworzenie specjalnego gówna do rozprzestrzeniania się programu Excel w celu codziennej inwentaryzacji. Na przykład, jeśli prowadzisz mamę i muzykę pop i nie możesz sobie pozwolić na spersonalizowane oprogramowanie, możesz wydrukować znakomite gówno i wykonać ręczne inwentaryzacje; książka w twardej oprawie może nawet służyć temu samemu celowi.
2. Upewnij się, że każdy towar wchodzący do twojego magazynu jest udokumentowany przez różnych urzędników
Kolejną wskazówką, która zagwarantuje ci skuteczne zarządzanie zapasami w twojej małej firmie, jest upewnienie się, że każdy towar wchodzący do twojego magazynu lub sklepu jest dokumentowany przez innego urzędnika. Proces jest prosty, gdy ciężarówka wprowadzi towar do magazynu, kierowca ciężarówki przedstawi swój list przewozowy ochroniarzowi przy bramie, ochroniarz potwierdzi i zabierze swój zapas, a następnie kierownika magazynu również powinien wziąć swój zapas oddzielnie od ochroniarza.
4. Skonsultuj się z twórcami oprogramowania, aby opracować niestandardowe oprogramowanie do inwentaryzacji dla Twojej firmy
Istnieje dostosowane oprogramowanie do inwentaryzacji, które zapewnia skuteczne zarządzanie zapasami; pomoże Ci tworzyć faktury, a także generować pokwitowania dla każdej transakcji biznesowej. Prawda jest taka, że większość małych firm może nie być w stanie zapłacić programistom, aby pomóc im opracować oprogramowanie dostosowane do ich potrzeb. Jeśli możesz sobie pozwolić na spersonalizowane oprogramowanie dla swojej firmy, zrób to wszystko.
4. Wymuszaj obowiązkowe wystawianie pokwitowania dla każdej transakcji biznesowej
Kolejną wskazówką dotyczącą skutecznego zarządzania zapasami dla małych firm jest wymuszanie wystawiania pokwitowania dla każdej transakcji biznesowej. W rzeczywistości modne jest wydawanie paragonów drogą elektroniczną. Pomoże to Twojej firmie wyeliminować luki, które mogą wyczerpać Twój biznes.
5. Zachęcaj do korzystania z urządzenia POS w zamian za gotówkę
Jeśli chcesz wdrożyć efektywną strukturę zarządzania zapasami dla małej firmy, musisz zachęcać do transakcji bezgotówkowych. Wykorzystanie maszyny w punkcie sprzedaży to jeden skuteczny sposób na zminimalizowanie oszustw w małych firmach. Dzięki urządzeniom POS masz pewność, że dziewczęta / chłopcy z działu sprzedaży nie ukradną twoich pieniędzy.
6. Utwórz system centralnej bazy danych:
Będziesz musiał stworzyć centralny system bazy danych, zwłaszcza jeśli masz wiele punktów sprzedaży. Scentralizowany system bazy danych ułatwi śledzenie każdej transakcji biznesowej w firmie w czasie rzeczywistym. W rzeczywistości możesz usiąść w biurze lub w domu, aby monitorować przepływ swojej firmy po scentralizowanym systemie baz danych.
7. Opracuj swój niestandardowy system śledzenia
Istnieją różne systemy śledzenia, które można wprowadzić w celu wymuszenia skutecznego zarządzania zapasami w małej firmie. Możesz usiąść ze swoim zespołem, aby wybrać najlepszy system śledzenia, który będzie pasował do Twojej firmy. Ale jeśli prowadzisz firmę transportową lub taksówkową, możesz zainstalować moduł śledzenia pojazdów we wszystkich swoich ciężarówkach i kabinach - jest to najłatwiejszy i najwygodniejszy sposób śledzenia zapasów dla takiej firmy.
8. Utwórz proces biznesowy, który pomoże ci otrzymywać informacje zwrotne od klientów
Innym sposobem na wdrożenie skutecznego zarządzania zapasami w małej firmie jest stworzenie procesu biznesowego, który pomoże ci otrzymywać informacje zwrotne od klientów. Na przykład w niektórych bankach za każdym razem, gdy wpłacasz gotówkę, musisz wrzucić kopię swojego kasjera do skrzynki w banku, a także będziesz musiał wpisać szczegóły transakcji w księdze rachunkowej. Możesz zastosować ten model śledzenia zapasów, jeśli pasuje on do Twojej firmy.
9. Poinformuj swoich dostawców i dostawców o raporcie, który chcesz od nich
Innym sposobem zapewnienia skutecznego zarządzania zapasami w małej firmie jest współpraca z dostawcami i dostawcami w celu omówienia oczekiwań wobec nich w zakresie zapasów. Twoja umowa z nimi może być taka, że możesz uzyskać dostęp do szczegółów wszystkich transakcji z nimi co dwa miesiące, co 6 miesięcy lub nawet raz w roku. Jest to sposób porównywania zapisów, aby mieć pewność, że jesteś na dobrej drodze.
10. Zatrudnij konsultanta ds. Ekwipunku, aby od czasu do czasu sprawdzał strukturę ekwipunku
Wreszcie jedną z rzeczy, które należy wprowadzić, aby zapewnić wdrożenie skutecznego stylu zarządzania zapasami w małej firmie, jest zatrudnienie konsultanta ds. Zapasów, który będzie od czasu do czasu sprawdzał raport i strukturę zapasów. Takie podejście pomoże Ci poprawić błędy w procesie biznesowym.
Masz to; 10 skutecznych wskazówek dotyczących zarządzania zapasami dla małych firm.