Nie ma znaczenia, ile wydałeś na ubezpieczenie różnych aspektów swojej działalności; nadal potrzebujesz planu ciągłości działania.
Plan ciągłości działania ułatwia zarządzanie klęską żywiołową i rozpoczęcie działalności w przypadku nieprzewidzianego zdarzenia. Dzięki wdrożonemu planowi ciągłości działania nie będziesz musiał dużo tracić pod względem potencjalnych firm, klientów i pracowników w przypadku katastrofy. Będziesz mógł kontynuować działalność, tak jak nic się nie wydarzyło.
Plan ciągłości działania jest jedną z najtańszych form ubezpieczenia, jakie może posiadać firma, ponieważ nic by cię to nie kosztowało. Niestety, wiele firm woli przekazać ten istotny aspekt i zwykle nie zawracają sobie głowy, dopóki nie będzie za późno. Aby opracować własny plan ciągłości działania, oto niektóre elementy listy kontrolnej, które należy uwzględnić.
Pisanie planu ciągłości działania - przykładowy szablon / lista kontrolna
1. Wymień cele planu
Po pierwsze, musisz dokładnie przeanalizować powód stworzenia planu ciągłości działania, a także cele, które chcesz osiągnąć. Oczywiście Twoim głównym celem przy tworzeniu planu ciągłości działania jest pomoc Twojej firmie w jak najszybszym odbiciu się na wypadek katastrofy. Należy to określić w planie ciągłości działania (BCP), a także w naturze potencjalnych katastrof.
2. Personel rezerwowy
Następnie powinieneś sporządzić listę personelu, który zajmie się podejmowaniem decyzji lub wypełni ważne role w razie katastrofy. Niektóre funkcje pracy są zbyt ważne, aby pozostawić puste z jakiegokolwiek powodu, ponieważ pozostawienie ich wolnych może prowadzić do jeszcze większych problemów w dalszym funkcjonowaniu firmy. Powinieneś zidentyfikować takie stanowiska i sporządzić listę osób, które wypełniłyby takie stanowiska wraz z ich adresami kontaktowymi, adresami e-mail i numerem telefonu oraz wszystkimi innymi niezbędnymi informacjami kontaktowymi.
3. Kontakty zewnętrzne
Oprócz wewnętrznych stanowisk krytycznych, niektóre stanowiska zewnętrzne są również bardzo krytyczne - takie jak konsultanci biznesowi, prawnicy i księgowi firmy, bankierzy i konsultanci technologii informatycznych. W większości powinni to być ludzie, którzy są instrumentalni i mogą pomóc w szybkim powrocie firmy. Należy sporządzić listę takich osób, a także ich adresy kontaktowe i uwzględnić ją w planie ciągłości działania.
4. Sprzęt
Zrób to samo w przypadku krytycznego sprzętu. Czy są jakieś maszyny lub urządzenia, które są kluczowe dla funkcjonowania Twojej firmy? Czy jest jakieś specjalne oprogramowanie, które zawiera ważne dane biznesowe ? Powinieneś sporządzić listę takiego sprzętu i oprogramowania. A jeśli istnieją kopie zapasowe poza witryną, należy je również uwzględnić.
5. Dokumenty biznesowe
Każda firma ma kilka ważnych dokumentów i dokumentów biznesowych, takich jak dokumenty założycielskie, certyfikaty podatkowe, dane bankowe, umowy najmu i informacje dla pracowników. W przypadku katastrofy, takiej jak pożar lub powódź, dokumenty takie mogą zostać utracone, co prowadzi do dalszych komplikacji dla firmy. Jak zamierzasz poradzić sobie z utratą dokumentów w przypadku katastrofy ? Powinieneś to również uwzględnić w swoim BCP.
6. Sprzęt awaryjny
Załóżmy, że firma produkcyjna traci cały niezbędny sprzęt i maszyny, których używa do produkcji swoich towarów. Oczywiście firma ubezpieczałaby te urządzenia i maszyny, ale firma ubezpieczeniowa nie zapłaci ci tego samego dnia, w którym złożysz swoje roszczenia, prawda? Czy pozostawiłbyś wtedy swoich konsumentów i pozwoliłbyś swoim konkurentom przejąć kontrolę, próbując znów się spotkać ? Musisz opracować plan sprzętu awaryjnego, który może być wykorzystany do kontynuowania działania, dopóki nie zaczniesz ponownie w pełni działać.
7. Lokalizacja nieprzewidziana
Gdzie przeniósłbyś swoją firmę tymczasowo na wypadek utraty obecnego lokalu? Czy Twoi pracownicy mogą pracować w domu, dopóki nie odzyskasz swojej lokalizacji ? Są to rzeczy, na które musisz przyjrzeć się i opisać, jak sobie z tym poradzić, jeśli pojawią się takie sytuacje.
8. Lista instrukcji
Powinna również istnieć lista instrukcji zawierająca kilka kluczowych obowiązków, które należy wykonać w razie katastrofy, oraz sposób ich obsługi. Na przykład powinna istnieć szczegółowa instrukcja kontaktowania się z firmą ubezpieczeniową w celu poinformowania ich o katastrofie, a także sposobu zgłaszania roszczeń ubezpieczeniowych. Należy to zrobić w przypadku każdej kluczowej odpowiedzialności w firmie.
9. Dokumentacja planu ciągłości działania
Po zakończeniu pisania planu ciągłości biznesowej upewnij się, że został on udokumentowany zarówno w wersji miękkiej, jak i papierowej. Możesz użyć przechowywania w chmurze i kopii zapasowych poza witryną dla kopii miękkich. Jeśli chodzi o egzemplarze papierowe, upewnij się, że każdy kluczowy personel będzie miał nie tylko kopię, ale także zrozumie, co z nią zrobić.
Chociaż plan ciągłości działania jest łatwy do zrobienia i powinien być czymś, co można wymyślić na własną rękę, możesz rozważyć zatrudnienie konsultanta do jego obsługi, jeśli uznasz to za trudne.