Spędziłeś czas na stworzeniu idealnego planu ciągłości działania. Przeszkoliłeś nawet wszystkich interesariuszy i upewniłeś się, że wszyscy kluczowi pracownicy dokładnie wiedzą, co robić w dowolnym momencie. Ale skąd możesz mieć pewność, że masz solidny plan ?
Naprawdę nie możesz powiedzieć, dopóki nie przetestujesz swojego planu ciągłości działania, aby dać ci wyobrażenie o tym, jak wyglądałaby rzeczywista sytuacja. Ale ponieważ żaden właściciel firmy nie czeka w pobliżu na katastrofę, aby przetestować swój plan ciągłości działania, istnieje potrzeba opracowania kreatywnych sposobów testowania planu. Zanim omówimy niektóre strategie testowania, których możesz użyć, ważne jest, aby pomyśleć o tym, jak zaplanować udane testy planu ciągłości działania.
Najpierw musisz zdecydować o swoich celach testu. Co dokładnie zamierzasz osiągnąć? A jak mierzyłbyś wyniki? Jakich wyników oczekujesz ? Musisz odpowiedzieć na te ważne pytania, aby stworzyć solidne ćwiczenia do przetestowania planu ciągłości działania.
Pomaga także w zebraniu zespołu projektantów testów dla twojego planu ciągłości działania. Zespół ten byłby odpowiedzialny za zbadanie głównych obszarów działalności, na które może mieć wpływ katastrofa awaryjna, a następnie opracowanie eksperymentalnych i teoretycznych zadań, które pomogą w przeprowadzeniu testów planu ciągłości działania. Oto kilka kreatywnych i inteligentnych sposobów przetestowania planu ciągłości działania.
Jak przetestować swój plan ciągłości działania
za. Dyskusje przy okrągłym stole
Można tego dokonać, prosząc kluczowych pracowników lub osoby udzielające odpowiedzi, aby porozmawiać o potencjalnych scenariuszach katastrof i sposobach postępowania. Jest to sprytny sposób na upewnienie się, że każdy pracownik lub osoba odpowiadająca dokładnie wie, jaką rolę odgrywa w odzyskiwaniu po awarii i że rzeczywiście są w stanie obsłużyć tę rolę.
Możesz latami szkolić kogoś, aby był reagującym przez lata, a mimo to będziesz głęboko zaskoczony, gdy katastrofa się ostatecznie wydarzy - ponieważ osoba ta nie spełnia swoich oczekiwań. Aby uniknąć takich sytuacji, najlepiej upewnić się, że wszyscy rozumieją, czego się od nich wymaga, poprzez ustną demonstrację tego, jak zareagowaliby na sytuacje krytyczne i jak poradziliby sobie ze swoimi rolami w planie ciągłości działania.
b. Przetestuj niektóre zmienne
Katastrofa zaczyna się przede wszystkim od sytuacji, która wpływa na niewielką część organizacji, która następnie rozprzestrzenia się i wpływa na całą organizację. Na przykład małe naruszenie bezpieczeństwa komputera może okazać się ogromną katastrofą dla organizacji, jeśli nie zostanie sprawdzone na czas.
Dlatego jeśli chcesz przetestować swój plan ciągłości działania, możesz stworzyć małą sytuację testową, taką jak utrudniony dostęp do firmowego Internetu lub celowo zakłócający przepływ pracy, a następnie obserwować, w jaki sposób pracownicy zareagowaliby na to. Nie należy również zapominać o porównaniu ich odpowiedzi ze szczegółami zawartymi w planie ciągłości działania, aby mieć pewność, że naprawdę rozumieją swoje role i odpowiednio się do nich zastosowali.
do. Stwórz dyskomfort
Kolejną skuteczną strategią jest wprowadzenie dyskomfortu. Jeśli jest coś, z czym pracownicy są tak przyzwyczajeni do pracy, spróbuj wyeliminować to na kilka dni i zobacz, jak sobie z tym poradzą.
Na przykład możesz sprawić, że samochody dostawcze będą niedostępne przez kilka dni i zobacz, w jaki sposób zapewnią, że klienci będą nadal zadowoleni i zaopatrzeni. Ideą tego jest obserwowanie, jak Twoi pracownicy byliby w stanie zareagować i zarządzać sytuacją ograniczonych zasobów.
re. Ćwiczenia awaryjne
Można to wykorzystać do przetestowania planu ciągłości działania, a także reakcji pracownika na problemy w sytuacjach awaryjnych i bezpieczeństwa. Kiedy dochodzi do katastrofy, pierwszym ćwiczeniem jest ewakuacja. Dlatego musisz mieć pewność, że Twoi pracownicy i osoby udzielające pomocy w pełni rozumieją procedurę ewakuacji. Powinieneś upewnić się, że robisz to przynajmniej raz w roku.
mi. Seminaria i szkolenia
Regularne seminaria i szkolenia z praktycznymi ćwiczeniami pod koniec dnia mogą pomóc zwiększyć wiedzę Twoich pracowników w zakresie planowania ciągłości działania. Ponadto praktyczne testy i zadania pod koniec takich szkoleń mogą również znacznie pomóc w sprawdzeniu ich wiedzy.
fa. Regularne recenzje
Pomaga także przeprowadzać regularne przeglądy planu ciągłości działania. Możesz zatrudnić ekspertów ds. Planowania ciągłości działania, którzy pomogą ocenić Twój plan, a także przygotować Twoją firmę na katastrofę. Ci specjaliści dokonają przeglądu Twojego planu i udzielą profesjonalnych porad na temat tego, co powinieneś uwzględnić lub wyeliminować z planu ciągłości działania, aby go ulepszyć.
Jak wdrożyć plan ciągłości działania
Chociaż potrzebujesz umiarkowanej dawki optymizmu, aby rozpocząć i rozpocząć działalność, zawsze powinieneś pamiętać, że Twoja firma może w dowolnym momencie stawić czoła trudnym wyzwaniom. Katastrofa jest jednym z tych wyzwań.
Chociaż katastrofy są nieprzewidziane, musisz przygotować na nie swój biznes, aby mógł przetrwać nawet w obliczu tych katastrof. Nie potrzeba dużej katastrofy, aby zakłócić codzienną działalność firmy. Nawet prosta katastrofa, taka jak przerwa w dostawie prądu lub atak cyberprzestępców, może spowodować ogromne szkody dla Twojej firmy, a także doprowadzić do wielkich katastrof, takich jak ciężkie powodzie i huragany.
Plan ciągłości działania to skoordynowana strategia obejmująca plany i procedury, które zapewniają klientom, że firma ma możliwość ciągłego zaspokajania swoich potrzeb po nieplanowanych zakłóceniach działalności. Szczegółowo opisuje, w jaki sposób Twoja firma będzie kontynuować działalność po jakiejkolwiek katastrofie. Posiadanie jednego z nich oznacza ustalenie, w jaki sposób będziesz nadal dostarczać swoje produkty lub usługi ( które są najbardziej istotne dla operacji biznesowych ) i określenie zasobów, których potrzebujesz, aby wspierać ciągłość działalności.
Posiadanie planu ciągłości działania jest bardzo ważne. Jednak wdrożenie go we właściwy sposób - i we właściwym czasie - jest jeszcze ważniejsze. Osiągnięcie celów planowania ciągłości działania nie będzie możliwe, jeśli plan zostanie źle wdrożony.
Rodzaje klęsk, które może spotkać Twoja firma, określą, jakie działania musisz podjąć, aby zapewnić ciągłość biznesową w obliczu takich katastrof. Na przykład, jeśli dojdzie do wybuchu pożaru lub innej katastrofy, która stanowi zagrożenie dla budynku firmy, jednym z najważniejszych planów powinna być ewakuacja pracowników do wyznaczonych stref spotkań w innym miejscu. Jeśli jednak dojdzie do katastrofy ekologicznej lub pogodowej, ewakuacja budynku firmy może narazić pracowników na większe ryzyko szkody. Dlatego ważne jest, aby podjąć właściwe kroki, starając się zapewnić ciągłość biznesową.
Wdrożenie planu ciągłości działania powinno być łatwym zadaniem, pod warunkiem, że włożysz wszystkie niezbędne wysiłki w stworzenie planu. A krok, jaki podejmiesz podczas wdrażania, zależy od katastrof, na które przygotowujesz swoją firmę. Oto typowe kroki, które należy wykonać podczas wdrażania planu ciągłości działania:
Krok 1: Sprawdź plany ciągłości działania, aby poznać plany ewakuacji dotyczące rodzaju katastrofy. Twoim pierwszym głównym celem jest upewnienie się, że wszyscy - a zwłaszcza twoi pracownicy - są poza placówką i są bezpieczni. Utrata pracownika w wyniku klęski żywiołowej może sparaliżować firmę, w zależności od tego, jak ważny jest on dla firmy. Po dotarciu do wyznaczonych miejsc spotkań ewakuacyjnych, przeprowadź liczbę pracowników, aby upewnić się, że wszyscy są obecni i mają się dobrze. Jeśli katastrofa dotknie któregoś z pracowników, zacznij starać się jak najszybciej wyzdrowieć.
Krok 2: oceń stopień szkód wyrządzonych przez katastrofę. Zgubiłeś swój ekwipunek? Czy straciłeś ważne informacje o kliencie i produkcie? Czy katastrofa spowodowała znaczne uszkodzenie centrum danych? Czy straciłeś ważne aktywa swojej firmy ? Twoje odpowiedzi określą, jakie kroki należy podjąć w celu pełnego odzyskania utraconych bytów.
Krok 3: Skontaktuj się z osobami trzecimi, które mogą pomóc. Skontaktuj się ze swoimi dostawcami i klientami, aby poinformować ich o rozwoju i poprosić o ich wsparcie podczas próby ponownego uruchomienia firmy. Ponadto skontaktuj się ze swoją firmą ubezpieczeniową, aby rozpocząć wykonywanie roszczenia.
Krok 4: Zwołaj spotkanie pracowników, kierownictwa i akcjonariuszy. Na spotkaniu musisz powiadomić ich o czasie potrzebnym na odzyskanie i wyróżnić różne strategie odzyskiwania w planie ciągłości.
Krok 5: Rozpocznij przywracanie towarów lub usług niezbędnych do wznowienia działalności biznesowej do poziomu funkcjonalnego, nawet jeśli budynek Twojej firmy jest nadal remontowany. Jeśli któryś z twoich pracowników może na razie pracować zdalnie, pozwól na to, ponieważ Twoim celem jest jak najszybsze przywrócenie Twojej firmy.
Krok 6: Sprawdź swoją ochronę ubezpieczeniową i ustal, jakie uszkodzone aktywa ( takie jak sprzęt / oprogramowanie i infrastruktura muszą zostać wymienione . Zbierz pełną listę tych aktywów i przeanalizuj, w jaki sposób je zastąpisz. Wyślij listę również do firmy ubezpieczeniowej jako koszt wymiany utraconych aktywów.
Chociaż plany ciągłości działania różnią się w zależności od firmy i rodzaju przewidywanej katastrofy, kroki te mają zastosowanie do praktycznie wszystkich planów ciągłości działania.